Agentur für Prozessoptimierung: prüfen, vereinfachen, automatisieren

CREATE ist eine Agentur für Prozessoptimierung mit einem klaren Schwerpunkt. Wir verbessern Abläufe, indem wir sie vereinfachen und automatisieren, mit n8n und KI. Organisationsberatung im klassischen Sinn, also Umstrukturierungen oder Lean-Programme für die Fertigung, machen wir nicht.

Was dazugehört:

• Den Ablauf aufnehmen, so wie er tatsächlich läuft, nicht wie er im Handbuch steht
• Bewerten, wo Zeit verschwindet und was sich rechnet
• Streichen und vereinfachen, bevor etwas gebaut wird
• Den Rest automatisieren, in den Werkzeugen, die Ihr Team schon nutzt
• Übergeben mit Dokumentation und auf Wunsch den Betrieb übernehmen

Was dabei herauskommt, zeigen die Case Studies. Womit wir bauen, steht auf der Seite n8n Agentur.

Es gibt drei Hebel, und die Reihenfolge zählt:

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   Weglassen

   Manche Schritte gibt es nur, weil es sie schon immer gab. Ein Bericht, den niemand liest, muss nicht schneller entstehen. Er muss weg.

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   Vereinfachen

   Eine Übergabe weniger, ein Formular statt drei Mails, eine Stelle, an der die Daten liegen. Das kostet oft nichts außer einer Entscheidung.

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   Automatisieren

   Was dann noch bleibt und sich wiederholt, übernimmt ein Workflow. Er macht es jedes Mal gleich und meldet sich, wenn etwas nicht passt.

Vier Bereiche, in denen wir gebaut haben:

• Vertrieb. Leads prüfen, anreichern und ins CRM bringen. Wie das von innen aussieht, zeigt der Beitrag Vom Formular ins CRM.
• Marketing. Themen sammeln, Entwürfe im Markenstil, Newsletter aus aktuellen Daten, Kampagnen-Reporting.
• Recruiting. Bewerbungen entgegennehmen, Termine finden, Kandidaten auf dem Laufenden halten.
• Buchhaltung. Belege entgegennehmen, ablegen und abgleichen, bis zur Übergabe an die Buchung.

Mit welchem Ablauf man anfängt, ist wichtiger als das Werkzeug. Vier Fragen dazu stehen im Beitrag Welcher Prozess zuerst?

Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. Ändert er sich gerade, läuft er zu selten oder braucht die Entscheidung einen Menschen, raten wir ab. Die fünf Fälle stehen im Beitrag Wann Sie nicht automatisieren sollten.

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   KI-Audit

   Wir sehen uns an, was Ihr Team tatsächlich tut. Die größten Zeitfresser, die Übergaben und eine grobe Einschätzung, was sich rechnet. Kostenlos und ohne Vorbereitung Ihrerseits. Hier geht es zum KI-Audit.

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   Phase 1, Analyse und Konzept

   Prozessaufnahme, Zugänge, technische Machbarkeit. Am Ende steht ein priorisierter Fahrplan mit dem Aufwand je Schritt. Mit ihm könnten Sie auch ohne uns weiterarbeiten.

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   Phase 2, Umsetzung

   Gebaut wird in Ihren Tools, nicht daneben. Ein Sprachmodell kommt nur dorthin, wo Regeln nicht reichen. Getestet wird gegen echte Fälle, nicht gegen Demodaten.

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   Phase 3, Übergabe

   Einweisung und Dokumentation, damit das Wissen nicht bei uns bleibt. Das gehört zur Umsetzung und kostet keinen Aufpreis.

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   Betrieb

   Wer will, lässt die Workflows danach von uns überwachen, warten und ausbauen. Das ist die KI-Partnerschaft.

Die drei Phasen im Einzelnen stehen auf der Seite Individuelles Projekt.

KI ist in den Unternehmen angekommen. Laut einer Umfrage des Bitkom vom September 2026 setzen 57 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI ein, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent. Befragt wurden 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten.

In einem Workflow übernimmt ein Sprachmodell die Schritte, für die es keine feste Regel gibt. Es fasst eine E-Mail zusammen, ordnet eine Anfrage ein oder zieht Felder aus einem PDF. Alles davor und danach bleibt fest: woher die Daten kommen, wohin sie gehen, wer freigibt.

Welche Modelle wir einsetzen und was der EU AI Act verlangt, steht auf der Seite KI Automatisierung Agentur.

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   Sie setzt um

   Ein Konzept allein ändert keinen Ablauf. Fragen Sie, wer baut und wer danach dafür geradesteht.

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   Sie rechnet vor dem Bau

   Wie oft läuft der Ablauf, wie lange dauert er, was kostet die Zeit? Ohne diese Zahlen ist jede Zusage zur Ersparnis geraten. Die Rechnung steht im Beitrag Den Business Case rechnen, bevor gebaut wird.

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   Sie spricht mit den Leuten, die den Ablauf machen

   Wer einen Prozess nur mit der Leitung bespricht, baut am Alltag vorbei. Und ein Workflow, den das Team nicht mitträgt, wird umgangen.

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   Sie nennt Preise

   Ein Festpreis für die erste Phase zeigt, dass kalkuliert wurde. Fragen Sie, was am Ende dieser Phase vorliegt.

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   Sie sagt auch nein

   Nicht jeder Ablauf lohnt sich. Eine Agentur, die das vor dem Auftrag sagt, spart Ihnen Geld.

• KI-Audit. Kostenlos.
• Phase 1. Analyse, Zugänge und Konzept, ab 3.000 € netto.
• Phase 2 und 3. Umsetzung und Übergabe haben je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht.
• Betrieb. Die KI-Partnerschaft ab 4.000 € im Monat für 40 Stunden, mit einer Mindestlaufzeit von 3 Monaten.

Alle Preise stehen auf der Seite Preise, netto zuzüglich Umsatzsteuer. Dazu kommen die Lizenzen der Werkzeuge, die bei n8n auf eigenen Servern entfallen können. Einzelheiten stehen auf der Seite n8n Agentur.

Eine pauschale Ersparnis in Prozent oder eine Amortisationszeit nennen wir nicht. Beides hängt an Ihren Zahlen, und die kennen wir erst nach dem Audit.

• Das Team nicht einbinden. Wer den Ablauf jeden Tag macht, weiß, wo er hakt. Wird er übergangen, fehlt dieses Wissen, und die Lösung wird nicht angenommen.
• Mit dem Werkzeug anfangen. Erst den Ablauf verstehen, dann entscheiden, womit er gebaut wird.
• Alles auf einmal wollen. Ein Ablauf, der ruhig läuft, schafft Vertrauen für den nächsten.
• Ohne Ziel bauen. Wer vorher nicht misst, kann nachher nichts belegen.
• Nichts aufschreiben. Ein Ablauf ohne Dokumentation hängt wieder an einer Person, nur an einer anderen.
• Einmal optimieren und nie wieder hinsehen. Tools ändern sich, das Geschäft auch. Ein Workflow braucht jemanden, der zuständig ist.

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   Was macht eine Agentur für Prozessoptimierung?

   Sie nimmt bestehende Abläufe auf, findet die Stellen, an denen Zeit verloren geht, und verbessert sie. CREATE setzt die Verbesserung auch um. Wir vereinfachen den Ablauf und automatisieren ihn mit n8n und KI.

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   Welche Prozesse lassen sich optimieren?

   Fast alle, die sich wiederholen und klaren Regeln folgen. Typisch sind Abläufe in Vertrieb, Marketing, Recruiting und Buchhaltung, bei denen Daten von Hand zwischen Systemen übertragen werden.

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   Wie lange dauert das?

   Das hängt am Ablauf und daran, wie schnell die Zugänge da sind. Ein einzelner Workflow steht in Wochen, nicht in Monaten. Den Zeitplan legen wir in Phase 1 fest.

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   Was kostet Prozessoptimierung?

   Das KI-Audit ist kostenlos. Ein Projekt beginnt mit Phase 1 ab 3.000 € netto. Umsetzung und Übergabe haben danach je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht. Die laufende Betreuung kostet ab 4.000 € im Monat.

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   Brauchen wir technisches Wissen?

   Nein. Wir bauen und übergeben mit Einweisung und Dokumentation. Hilfreich ist eine Person bei Ihnen, die den Ablauf kennt und nach der Übergabe zuständig ist.

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   Müssen wir neue Software einführen?

   In der Regel nicht. Gebaut wird in den Werkzeugen, die Ihr Team schon nutzt. Dazu kommt n8n als die Stelle, an der die Workflows laufen.

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   Was ist der Unterschied zur Unternehmensberatung?

   Eine klassische Beratung analysiert und empfiehlt. Wir analysieren auch, bauen dann aber den Ablauf und übergeben ihn lauffähig. Strategie- und Organisationsberatung bieten wir nicht an.

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   Wir sind selbst eine Agentur. Sind wir hier richtig?

   Ja. Was sich in Agenturen bei Reporting, Onboarding und Content automatisieren lässt, steht auf der Seite Automatisierung für Agenturen.