Marketing Automation Agentur: Aufgaben, Tools, Kosten und Auswahl

Marketing Automation heißt, dass Software Aufgaben übernimmt, die sich wiederholen. Eine Mail geht raus, sobald sich jemand anmeldet. Ein Lead bekommt Punkte, wenn er die Preisseite besucht. Ein Bericht liegt am Montag im Postfach, ohne dass ihn jemand zusammenträgt.

Agenturen in diesem Feld machen zwei verschiedene Dinge. Es lohnt sich, sie vor dem ersten Gespräch auseinanderzuhalten.

• Plattform-Agenturen führen ein Marketing-Tool ein, etwa HubSpot, Marketo oder ActiveCampaign. Sie bauen darin E-Mail-Strecken, Lead-Scoring, Segmente und Formulare.
• Workflow-Agenturen verbinden die Tools, die schon da sind, und bauen die Abläufe dazwischen. Sie arbeiten mit einer Plattform wie n8n, Make oder Zapier, oft mit einem Sprachmodell für einzelne Schritte.

CREATE gehört zur zweiten Gruppe. Wir sind eine n8n Agentur und bauen mit n8n und KI die Handgriffe, die kein einzelnes Tool abdeckt. Ihr Marketing-Tool bleibt dabei, wo es ist. Wie das aussieht, zeigt die Seite Marketing automatisieren.

Im Marketing-Tool selbst laufen die bekannten Abläufe:

• E-Mail-Strecken zur Begrüßung und zur Pflege von Kontakten
• Lead-Scoring nach Verhalten und Firmendaten
• Segmente, die sich selbst aktuell halten
• Die Übergabe eines Leads an den Vertrieb

Zwischen den Tools liegen die Abläufe, die in den meisten Teams noch von Hand laufen. Vier Beispiele aus unseren Projekten:

1. 1

   Themenradar

   Der Workflow liest jeden Tag Nachrichten und Suchtrends zu Ihren Themen, fasst jeden Artikel zusammen und bewertet, wie gut er zur Marke passt. Was hoch genug liegt, landet als Ticket im Board, mit einem ersten Entwurf für einen Beitrag.

2. 2

   Content im Markenstil

   Aus einem Thema entstehen Beitrag und Grafiken im Stil Ihrer Marke, nach Vorgaben, die Sie einmal festlegen. Alles wartet als Entwurf im Board auf die Freigabe.

3. 3

   Newsletter aus Live-Daten

   Zu festen Zeiten zieht der Workflow aktuelle Daten, etwa neue Produkte oder Termine, baut daraus die Mail und legt die Kampagne als Entwurf im Newsletter-Tool an. Versendet wird von Hand.

4. 4

   Kampagnen-Reporting

   Die Zahlen einer Kampagne oder eines Tests kommen aus den Tools zusammen, werden ausgewertet und als Bericht mit Folien abgelegt. Er liegt bereit, bevor jemand danach fragt.

Wie das bei Kunden aussieht, steht in den Case Studies.

Drei verbreitete Marketing-Plattformen:

• HubSpot verbindet CRM, Marketing, Vertrieb und Service in einem System. Es gibt kostenlose Tools für bis zu zwei Benutzer. Der Marketing Hub kostet laut Liste als Starter ab 20 € im Monat je Lizenz, als Professional ab 880 € im Monat, dazu ein einmaliges Onboarding.
• Marketo Engage gehört zu Adobe und richtet sich an große Marketing-Abteilungen. Adobe nennt vier Pakete, aber keine Preise. Die gibt es nur auf Anfrage.
• ActiveCampaign ist E-Mail-Marketing mit Abläufen, die auf das Verhalten der Kontakte reagieren. Der kleinste Tarif beginnt bei 15 US-Dollar im Monat für 1.000 Kontakte, bei jährlicher Zahlung. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, das eigene CRM ist ein Zusatz.

Und die drei Workflow-Tools:

• n8n läuft auf eigenen Servern oder in der Cloud des Herstellers. Die Community Edition für eigene Server kostet keine Lizenzgebühr. Die Cloud beginnt bei 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen, bei jährlicher Zahlung. Der Quellcode ist einsehbar, die Lizenz ist aber keine Open-Source-Lizenz.
• Make setzt Abläufe auf einer Zeichenfläche zusammen und rechnet in Credits ab. Der kostenlose Tarif enthält bis zu 1.000 Credits im Monat. Der kleinste bezahlte kostet 9 US-Dollar im Monat für 10.000 Credits, bei jährlicher Zahlung.
• Zapier ist auf schnelle Verbindungen zwischen Anwendungen ausgelegt und nennt selbst mehr als 9.000 angebundene Apps. Der kostenlose Tarif enthält 100 Tasks im Monat. Der Tarif Professional beginnt bei 19,99 US-Dollar im Monat, bei jährlicher Zahlung.

Alle Preise Stand Oktober 2026, von den Preisseiten der Hersteller, ohne Gewähr. Sie ändern sich oft, und der Einstiegspreis sagt wenig. Bei den Plattformen wächst der Preis mit der Zahl der Kontakte, bei den Workflow-Tools mit der Zahl der Ausführungen. Wie n8n im Einzelnen arbeitet, steht im Beitrag Wie funktioniert n8n?

Im Marketing ist KI angekommen. Laut einer Umfrage des Bitkom vom September 2026 setzen 57 Prozent der Unternehmen in Deutschland KI ein. Von diesen nutzen 54 Prozent sie in Marketing und Kommunikation. Befragt wurden 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten.

Gut aufgehoben ist ein Modell bei Aufgaben wie diesen:

• Artikel und Signale aus dem Markt zusammenfassen und bewerten
• Beiträge und Mails als Entwurf im Stil der Marke schreiben
• Zahlen aus mehreren Tools zu einem Bericht ordnen
• Eingehende Anfragen einer Kategorie zuordnen

Ein Modell kann sich irren und klingt dabei sicher. In unseren Workflows steht deshalb hinter jedem Modellschritt eine Prüfung oder eine Freigabe. Was rausgeht, hat vorher ein Mensch gesehen.

Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. Woran man das erkennt, steht im Beitrag Wann Sie nicht automatisieren sollten. Mehr zu Modellen und ihren Grenzen steht auf der Seite KI Automatisierung Agentur.

1. 1

   Sie zeigt Gebautes

   Lassen Sie sich einen laufenden Workflow zeigen, nicht nur ein Konzept. Eine Case Study mit belegter Zahl sagt mehr als eine Reihe von Logos.

2. 2

   Sie nennt Preise

   Wer Preise nennt, hat kalkuliert. Fragen Sie nach einem Festpreis für die erste Phase und danach, was in ihm enthalten ist.

3. 3

   Sie behalten die Schlüssel

   Workflows, Zugänge und Dokumentation gehören Ihnen. Fragen Sie, was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet.

4. 4

   Der Betrieb ist mitgedacht

   Jeder Workflow steht irgendwann, weil sich eine Schnittstelle ändert. Fragen Sie nach Monitoring und danach, wer sich meldet, wenn etwas hängt. Wie wir das lösen, steht im Beitrag über Fehlerbehandlung in n8n.

5. 5

   Datenschutz steht im Konzept

   Welche Daten an ein KI-Modell gehen dürfen und wo es läuft, wird geklärt, bevor gebaut wird. Nicht danach.

6. 6

   Sie sagt auch nein

   Nicht jeder Ablauf lohnt sich. Eine Agentur, die das vor dem Auftrag sagt, spart Ihnen Geld.

• Lizenzen. Von kostenlos bis zu mehreren hundert Euro im Monat, je nach Tool und Tarif. Die Einstiegspreise stehen weiter oben.
• Aufbau. Bei CREATE beginnt ein Projekt mit Phase 1, also Analyse, Zugänge und Konzept, ab 3.000 € netto. Umsetzung und Übergabe haben danach je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht.
• Betrieb. Wer die Workflows laufend betreuen und ausbauen lassen will, nimmt die KI-Partnerschaft ab 4.000 € im Monat für 40 Stunden, mit einer Mindestlaufzeit von 3 Monaten.

Davor steht das kostenlose KI-Audit. Alle Preise von CREATE stehen auf der Seite Preise, netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Ob sich das rechnet, hängt an Ihren Zahlen und nicht an einem Durchschnitt. Aussagen wie „ROI in drei Monaten“ lassen sich nicht belegen, wir machen sie deshalb nicht. Wie Sie die Rechnung selbst aufstellen, steht im Beitrag Den Business Case rechnen, bevor gebaut wird.

• Ohne Ziel anfangen. Wer nicht weiß, welche Zahl sich ändern soll, kann später nicht prüfen, ob es geholfen hat.
• Schlechte Daten automatisieren. Dubletten und veraltete Kontakte werden durch Automatisierung nicht besser, nur schneller verteilt.
• Alles auf einmal wollen. Ein Ablauf, der ruhig läuft, schafft Vertrauen für den nächsten. Welcher das sein sollte, steht im Beitrag Welcher Prozess zuerst? Wie wir Abläufe prüfen, steht auf der Seite Agentur für Prozessoptimierung.
• Ohne Freigabe veröffentlichen. Ein falscher Newsletter an die ganze Liste lässt sich nicht zurückholen.
• Den Betrieb vergessen. Ein Workflow ohne Fehlermeldung fällt aus, und niemand merkt es.
• Die Einwilligung übersehen. Werbung per E-Mail braucht in Deutschland eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, mit einer engen Ausnahme für Bestandskunden (§ 7 UWG). Ein Workflow ändert daran nichts. Das ist keine Rechtsberatung.

1. 1

   Was ist eine Marketing Automation Agentur?

   Ein Dienstleister, der Marketing-Software auswählt, einrichtet, anbindet und betreibt, damit wiederkehrende Aufgaben von selbst laufen. Manche Agenturen führen eine Plattform wie HubSpot ein, andere bauen die Abläufe zwischen den Tools. CREATE macht das Zweite, mit n8n und KI.

2. 2

   Welche Aufgaben im Marketing lassen sich automatisieren?

   Fast alle, die sich wiederholen. Im Marketing-Tool sind das E-Mail-Strecken, Lead-Scoring und Segmente. Zwischen den Tools sind es etwa das Sammeln von Themen, Entwürfe im Markenstil, Newsletter aus aktuellen Daten und das Reporting. Nicht automatisiert wird die Entscheidung, was veröffentlicht wird.

3. 3

   Brauchen wir dafür ein neues Marketing-Tool?

   Nein. Gebaut wird in n8n, verbunden mit den Tools, die Sie schon haben, etwa HubSpot, Klaviyo, Asana oder Google Sheets. Die Workflows übernehmen die Handgriffe dazwischen, die kein einzelnes Tool abdeckt.

4. 4

   Wird dann ohne uns veröffentlicht?

   Nein. Die Workflows legen Entwürfe an: Tickets im Board, Kampagnen als Entwurf im Newsletter-Tool, Berichte zum Gegenlesen. Veröffentlicht und versendet wird von Ihrem Team.

5. 5

   Wie lange dauert der Aufbau?

   Das hängt am Ablauf und daran, wie schnell die Zugänge da sind. Ein einzelner Workflow steht in Wochen, nicht in Monaten. Den Zeitplan legen wir nach dem Scoping fest.

6. 6

   Was ist der Unterschied zwischen n8n, Make und Zapier?

   Alle drei verbinden Anwendungen zu Abläufen. n8n läuft auch auf eigenen Servern, die Daten bleiben dann in Ihrer Infrastruktur. Make und Zapier laufen nur in der Cloud des Herstellers. Zapier gilt als am einfachsten einzurichten, Make und n8n tragen auch verzweigte Abläufe. Wir bauen fast alles mit n8n.

7. 7

   Was kostet eine Marketing Automation Agentur?

   Bei CREATE beginnt ein Projekt mit Phase 1 ab 3.000 € netto. Umsetzung und Übergabe haben danach je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht. Die laufende Betreuung kostet ab 4.000 € im Monat. Dazu kommen die Lizenzen Ihrer Tools.

8. 8

   Was ist mit Datenschutz und Einwilligung?

   Newsletter gehen nur an Kontakte, die eingewilligt haben, so wie heute auch. Die Workflows ändern daran nichts, sie bauen nur die Kampagne. Welche Daten an ein KI-Modell gehen dürfen und ob es in der EU laufen muss, klären wir in Phase 1. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.

9. 9

   Agentur oder eigenes Team?

   Eine Agentur kann sofort anfangen und bringt Muster aus anderen Projekten mit. Ein eigenes Team kennt Produkt und Kunden besser und bleibt. Oft ist die Mischung richtig: bauen und übergeben lassen, intern eine Person benennen, die die Workflows verantwortet.