Buchhaltungautomatisieren
Alles bis zur Buchung. Gebucht wird von Ihnen.
In der Buchhaltung lässt sich fast jeder Ablauf automatisieren, der sich wiederholt. Vier Beispiele: Rechnungen aus dem Postfach auslesen und ablegen, Belege mit dem Konto abgleichen, geprüfte Belege an Software oder Steuerbüro übergeben und fehlende Belege nachfassen. Kontieren, buchen und steuerlich einordnen bleibt bei Ihnen oder Ihrer Kanzlei.
Die Zeit in der Buchhaltung geht nicht beim Buchen verloren. Sie geht beim Suchen verloren.
Gebaut in den Werkzeugen, mit denen Ihr Team schon arbeitet. Kein neues System daneben.
Was lässt sich in derBuchhaltung automatisieren?
Alles zwischen Postfach und Buchung, was keine steuerliche Entscheidung ist.
Auslesen, ablegen, abgleichen, nachfassen. Die Maschine sortiert die Belege. Kontiert und gebucht wird von Ihnen oder Ihrer Kanzlei.
- 24
- Upload
- 9
- Scan
- 5
- Auslesen
Lieferant, Beträge und Steuersatz kommen aus der Rechnung, mit Rechenprobe.
- Ablegen
Jeder Beleg liegt im Ordner seines Leistungsmonats und im Register.
- Abgleichen
Zu jeder Abbuchung auf dem Konto sehen Sie, ob der Beleg da ist.
Die Maschine liest, legt ab und gleicht ab. Gebucht wird von Ihnen oder Ihrer Kanzlei.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Belegeingang
Rechnungen aus dem Postfach werden ausgelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz und Leistungsdatum. Eine Rechenprobe prüft die Summen. Der Beleg landet im Ordner seines Leistungsmonats und als Zeile im Belegregister. Was nicht aufgeht, wird zum Prüffall.
Gmail
Gemini
Google DriveBelegabgleich
Jeden Morgen gleicht der Workflow die Buchungen auf dem Konto mit dem Belegregister ab, über Betrag und Zeitraum. Sie bekommen eine kurze Übersicht, zu welcher Abbuchung noch ein Beleg fehlt.
Google SheetsGmail
SlackÜbergabe an Software oder Kanzlei
Geprüfte Belege gehen an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerbüro, etwa per Upload-Mail an DATEV Unternehmen online oder an die Belegbox von sevDesk. Jeder Beleg einzeln, damit keiner unterwegs verloren geht.
sevDeskGoogle DriveGmailFehlende Belege nachfassen
Fehlt zu einer Abbuchung der Beleg, erinnert der Workflow, wer bezahlt hat, in einer Kanzlei den Mandanten. Freundlich und in Abständen, bis der Beleg da ist. Sie sehen nur, was danach noch offen ist.
Gmail
OutlookSlack
Für wen sinddiese Workflows?
Unternehmen übergeben ihre Belege an die Kanzlei, Kanzleien sammeln sie bei ihren Mandanten ein. Die Handgriffe rund um den Beleg sind dieselben.
- Für Unternehmen
Viele Rechnungen, eine Frist zum Monatsende. Nach dem Belegeingang lohnen sich meist Abgleich und Übergabe.
- Für Steuerkanzleien
Viele Mandanten, fehlende Belege. Nach dem Belegeingang lohnt sich meist das Nachfassen.
Was wir sonstschon gebaut haben
Oldtimer-AuktionenZur Case StudyKickdown
Aus laufenden Auktionen werden fertige Newsletter, ohne sie zu schreiben
HealthcareZur Case StudyCareloop
Eine vollständige Klinik-Datenbank für ganz Deutschland, automatisch aufgebaut
EnergieZur Case StudyPLAN-B
Branchennews jede Woche gesichtet, bewertet und als Post-Entwurf im Team
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie uns persönlich. Im kostenlosen KI-Audit sehen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam an.
KI-Audit buchenWelche Aufgaben in der Buchhaltung lassen sich mit KI automatisieren?
Fast alle, die sich wiederholen. Typisch sind die rund um den Beleg: Rechnungen aus dem Postfach auslesen und ablegen, Belege mit den Buchungen auf dem Konto abgleichen, geprüfte Belege an Buchhaltungssoftware oder Steuerbüro übergeben und fehlende Belege nachfassen. Dazu kommen Abläufe, die es nur bei Ihnen gibt, etwa Rechnungen von einem System ins andere übertragen oder Ausgangsrechnungen erstellen. Nicht automatisiert werden Kontierung, Buchung und steuerliche Einordnung.
Ersetzt das unsere Steuerberatung?
Nein. Die Workflows sammeln, lesen und sortieren Belege. Kontieren, buchen und steuerlich einordnen bleibt bei Ihnen oder Ihrer Kanzlei. Steuerliche Beratung ist Steuerberatern vorbehalten, wir geben keine. Die Kanzleisoftware bleibt, wie sie ist.
Brauchen wir dafür eine neue Buchhaltungssoftware?
Nein. Gebaut wird in n8n, verbunden mit dem, was Sie haben: Postfach, Ablage und Konto, dazu DATEV Unternehmen online, sevDesk oder eine andere Software, die Belege per Mail oder Schnittstelle annimmt. Welche Anbindung bei Ihnen geht, klären wir in Phase 1.
Was ist mit der E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Eine E-Rechnung trägt ihre Daten als XML, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Der Belegeingang kann sie direkt lesen, statt ein PDF auszuwerten. Welche Formate bei Ihnen ankommen, klären wir in Phase 1.
Ist die Ablage GoBD-konform?
Die Workflows legen Belege nachvollziehbar ab und führen ein Register, welcher Beleg wann und woher kam. Revisionssicher wird die Ablage erst mit dem passenden System und einer Verfahrensdokumentation. Beides klären wir in Phase 1, wenn Sie wollen, zusammen mit Ihrer Kanzlei. Eine Rechts- oder Steuerberatung ersetzt das nicht.
Womit fangen wir an?
Oft mit dem Belegeingang, weil Abgleich, Übergabe und Nachfassen ein sauberes Belegregister brauchen. Danach kommt der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet, ob er auf dieser Seite steht oder nicht. Drei Fragen helfen bei der Einschätzung: Wie viele Rechnungen kommen im Monat, und auf welchem Weg? Wohin gehen sie heute, an eine Software oder an die Kanzlei? Wer prüft, was nicht aufgeht?
Was kostet das?
Ein Projekt beginnt mit Phase 1, Analyse, Zugänge und Konzept, ab 3.000 € netto. Umsetzung und Übergabe haben danach je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht. Wer die Workflows laufend betreuen und ausbauen lassen will, nimmt die KI-Partnerschaft ab 4.000 € im Monat.
Haben Sie das schon gebaut?
Ja. Für eine Auktionsplattform entstand ein Belegeingang, der Rechnungen aus dem Postfach liest, nachrechnet, nach Leistungsmonat ablegt und für DATEV bereitstellt, dazu der Abgleich mit dem Geschäftskonto. Für unsere eigene Buchhaltung gibt ein Workflow Rechnungen aus dem Postfach an sevDesk weiter. Erkennungsraten nennen wir erst, wenn sie gegen die Buchhaltung geprüft sind.