Recruitingautomatisieren
Alles vor dem Gespräch. Nichts, was eine Entscheidung ist.
Im Recruiting lässt sich fast jeder Ablauf automatisieren, der sich wiederholt und keine Entscheidung ist. Vier Beispiele: Bewerbungen ins ATS übernehmen, Interviewtermine finden, Kandidaten über ihren Stand informieren und Kunden wöchentlich berichten. Lesen, bewerten und entscheiden bleibt beim Menschen. Seit dem 2. August 2026 ist genau das die Grenze, die der EU AI Act zieht.
Die Zeit im Recruiting geht nicht im Gespräch verloren. Sie geht davor verloren.
Gebaut in den Werkzeugen, mit denen Ihr Team schon arbeitet. Kein neues System daneben.
Was lässt sich imRecruiting automatisieren?
Alles zwischen Bewerbung und Gespräch, was keine Entscheidung ist.
Übertragen, bestätigen, terminieren, berichten. Die Maschine legt an, terminiert und informiert. Sie schaut nicht in den Lebenslauf.
- 58
- Portale
- 61
- 21
- Anlegen
Bewerbungen aus Mail, Portalen und LinkedIn landen im ATS, ohne Dubletten.
- Terminieren
Kandidaten buchen selbst, Erinnerung und neue Zeiten laufen mit.
- Informieren
Kandidaten und Kunden erfahren den Stand, aus freigegebenen Vorlagen.
Die Maschine legt an, terminiert und informiert. Bewertet und entschieden wird von Ihnen.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Bewerbereingang
Bewerbungen aus Mail, Portalen und LinkedIn werden der Vakanz zugeordnet und im ATS angelegt, mit Unterlagen und ohne Dubletten. Die Eingangsbestätigung geht aus einer Vorlage raus, die Sie einmal freigeben.
Gmail
Outlook
PersonioTerminfindung
Wen Sie für ein Gespräch markieren, bekommt einen Buchungslink mit Ihren freien Zeiten. Der Termin landet in Kalender und ATS. Beide Seiten werden einen Tag vorher erinnert, bei einer Absage kommen neue Zeiten.
Google Kalender
Calendly
Microsoft TeamsStatusupdates an Kandidaten
Jeder Statuswechsel im ATS löst eine kurze Nachricht an den Kandidaten aus. Nachfragen zum Stand beantwortet der Workflow als Entwurf. 63,5 % der Erwerbstätigen haben in zwölf Monaten auf mindestens eine Bewerbung keine Rückmeldung bekommen (Indeed/Appinio, März 2026).
PersonioGmailOutlookKundenreporting
Pro Vakanz zieht der Workflow den Stand aus dem ATS: neu, gesichtet, im Gespräch, vorgestellt. Daraus entsteht jeden Freitag ein Bericht pro Kunde, als Entwurf im Ton Ihres Teams.
Personio
HubSpotGmail
Für wen sinddiese Workflows?
Personaldienstleister berichten an Kunden, Recruiting im Unternehmen an Fachbereiche. Die Handgriffe vor dem Gespräch sind dieselben.
- Für Personaldienstleister
Viele Vakanzen für viele Kunden. Nach dem Bewerbereingang lohnen sich meist Terminfindung und Kundenreporting.
- Für Recruiting im Unternehmen
Wenige Stellen, viele Bewerbungen. Nach dem Bewerbereingang lohnen sich meist die Statusupdates an Kandidaten.
So sieht dasbei Personalern aus
Event-StaffingZur Case StudyUCM Jobs
Von der Jobanfrage zur fertigen Meta-Kampagne, ohne einen Klick
IT-PersonalvermittlungZur Case Studybizforward
Aus einer Projektanfrage wird eine bewertete Liste passender Freelancer
HealthcareZur Case StudyCareloop
Eine vollständige Klinik-Datenbank für ganz Deutschland, automatisch aufgebaut
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie uns persönlich. Im kostenlosen KI-Audit sehen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam an.
KI-Audit buchenWelche Aufgaben im Recruiting lassen sich mit KI automatisieren?
Fast alle, die sich wiederholen. Typisch sind die zwischen Bewerbung und Gespräch: Bewerbungen aus mehreren Kanälen ins ATS übernehmen, Eingänge bestätigen, Interviewtermine finden und erinnern, Kandidaten bei jedem Statuswechsel informieren und Kunden wöchentlich den Stand pro Vakanz berichten. Dazu kommen Abläufe, die es nur bei Ihnen gibt, etwa Onboarding-Unterlagen, Stundenzettel oder Rechnungen an Kunden. Nicht automatisiert wird alles, was eine Bewertung von Kandidaten ist.
Ist das mit dem EU AI Act vereinbar?
Die Workflows auf dieser Seite bewerten, filtern und ranken keine Kandidaten und spielen keine Anzeigen an Zielgruppen aus. So bauen wir auch jeden weiteren Ablauf im Recruiting. Sie sind damit so gebaut, dass sie nicht unter die Hochrisiko-Fälle aus Anhang III fallen, die seit dem 2. August 2026 gelten. Wie Ihr konkreter Fall einzuordnen ist, klären wir in Phase 1. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Brauchen wir dafür ein neues Bewerbermanagement?
Nein. Die Workflows arbeiten mit dem ATS, das Sie haben, solange es eine Schnittstelle bietet. Eine gepflegte Tabelle geht auch. Jobbörsen wie StepStone, Indeed oder XING werden meist über das Postfach oder den Export angebunden, nicht über eine offene Schnittstelle.
Womit fangen wir an?
Oft mit dem Bewerbereingang, weil die meisten anderen Abläufe einen sauberen Datensatz im ATS brauchen. Danach kommt der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet, ob er auf dieser Seite steht oder nicht. Drei Fragen helfen bei der Einschätzung: Wie viele Bewerbungen kommen pro Woche und über welche Kanäle? Welches ATS nutzen Sie, und werden dort Status gepflegt? Wer gibt Vorlagen und Entwürfe frei?
Was kostet das?
Ein Projekt beginnt mit Phase 1, Analyse, Zugänge und Konzept, ab 3.000 € netto. Umsetzung und Übergabe haben danach je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht. Wer die Workflows laufend betreuen und ausbauen lassen will, nimmt die KI-Partnerschaft ab 4.000 € im Monat.
Haben Sie das schon für Personaldienstleister gebaut?
Ja, andere Abläufe. Für UCM Jobs werden aus Jobanfragen fertige Kampagnen, für bizforward aus Projektanfragen Listen passender Freelancer. Die Beispiele auf dieser Seite sind in dieser Form neu. Ihr Mechanismus stammt aus einem Projekt für einen Versicherungsmakler in Österreich: ein Postfach, viele Vorgangsarten, die Zuordnung zur richtigen Akte, Entwürfe statt Versand. Eingesparte Stunden behaupten wir deshalb nicht.