Welcher Prozess zuerst? Vier Fragen vor dem ersten Workflow
Von Henrik Horn · · 3 Minuten
Die Auswahl zählt mehr als das Werkzeug
Ein Werkzeug lässt sich später tauschen. Ein falsch gewählter erster Prozess wirkt lange nach.
Der erste Workflow ist mehr als ein Projekt. Er ist der Beweis, an dem ein Team festmacht, ob Automatisierung bei ihm funktioniert. Läuft er ruhig und spart spürbar Zeit, kommen die nächsten Ideen von selbst. Hakt er, gilt das Thema schnell als erledigt.
Die Versuchung ist groß, mit dem spannendsten Prozess anzufangen. Oder mit dem, über den sich gerade alle ärgern. Beides ist selten der richtige. Wir stellen deshalb vor jedem Projekt dieselben vier Fragen, in dieser Reihenfolge.
Die vier Fragen
Jede Frage siebt aus. Was nach der vierten übrig bleibt, ist der Kandidat.
- 1
Wie oft passiert es?
Ein Prozess, der zweimal im Monat läuft, rechnet sich kaum, egal wie lästig er ist. Gesucht sind Abläufe, die täglich oder wöchentlich wiederkehren. Menge schlägt Ärger.
- 2
Folgt er Regeln?
Lässt sich der Ablauf so aufschreiben, dass eine neue Kollegin ihn nach einer Stunde Einarbeitung erledigen könnte? Dann lässt er sich auch bauen. Muss jedes Mal jemand abwägen, gehört er nicht an den Anfang.
- 3
Sind die Daten erreichbar?
Die Informationen müssen digital vorliegen und über eine Schnittstelle erreichbar sein, im CRM, im Postfach, in einer Tabelle. Liegen sie in Köpfen oder auf Papier, ist zuerst etwas anderes zu tun.
- 4
Merkt es jemand, wenn er ausfällt?
Klingt nach einer Nebensache, ist aber die wichtigste Frage für den Anfang. Der erste Workflow sollte wichtig genug sein, dass man seinen Nutzen spürt. Und unkritisch genug, dass ein Ausfall für einen Tag keinen Schaden anrichtet.
Häufig, regelbasiert, digital, nicht geschäftskritisch. Wer alle vier Punkte mit Ja beantwortet, hat seinen ersten Workflow gefunden.
Typische erste Kandidaten in SaaS-Teams
In wachsenden Software-Firmen tauchen im Audit immer wieder dieselben Abläufe auf.
- Neue Leads aus dem Formular prüfen, anreichern und ins CRM schreiben
- Kundendaten zwischen CRM, Abrechnung und Support-Tool abgleichen
- Wiederkehrende Reports aus mehreren Quellen zusammenstellen
- Neue Kunden anlegen und durch die ersten Onboarding-Schritte führen
- Eingehende Anfragen sortieren und an die richtige Person weitergeben
Alle fünf haben dasselbe Muster. Sie laufen oft, folgen klaren Regeln, und die Daten liegen schon in Werkzeugen mit Schnittstelle. Keiner davon bringt das Geschäft zum Stehen, wenn er einen Tag hakt.
Womit Sie besser nicht anfangen
Manche Prozesse sind lohnend, aber als erster Schritt zu schwer.
- Abläufe, die sich gerade im Umbau befinden
- Alles, was direkt Geld bewegt, etwa Zahlungen freigeben
- Prozesse, bei denen drei Abteilungen mitreden
- Entscheidungen, die Erfahrung und Verantwortung brauchen
- Ein Ablauf mit klarer Zuständigkeit
- Ein Ergebnis, das man am ersten Tag sieht
- Daten aus zwei, höchstens drei Werkzeugen
- Ein Fehler, der sich von Hand nachholen lässt
Die Prozesse links kommen später dran. Mit einem laufenden Workflow im Rücken, mit Erfahrung im Betrieb und mit einem Team, das weiß, was es erwartet.
So gehen Sie selbst vor
Eine Stunde mit dem Team reicht für eine erste Liste.
- 1
Sammeln
Jede Person schreibt drei Aufgaben auf, die sie jede Woche wiederholt. Ohne Bewertung, ohne Diskussion.
- 2
Sieben
Die Liste gemeinsam durch die vier Fragen schicken. Was an einer Frage scheitert, fliegt raus oder wandert auf eine zweite Liste für später.
- 3
Messen
Für die zwei oder drei übrigen Kandidaten eine Woche lang mitschreiben, wie oft sie anfallen und wie lange sie dauern. Geschätzte Zahlen liegen fast immer daneben.
Am Ende steht ein Prozess, für den sich ein Business Case rechnen lässt. Genau das machen wir im KI-Audit gemeinsam, nur mit mehr Übung im Aussieben.
