Agenturenautomatisieren
Mehr Kunden betreuen, ohne mehr Berichte zu bauen.
In Agenturen lässt sich fast alles automatisieren, was sich pro Kunde wiederholt. Vier Beispiele: Kundenberichte aus den Zahlen der Tools bauen, neue Kunden mit Zugängen und Projekt anlegen, Content-Entwürfe nach den Vorgaben jedes Kunden schreiben und Stunden pro Kunde abrechnen. Was an den Kunden geht, gibt Ihr Team frei.
Agenturen verkaufen Köpfe. Die Zeit geht aber in Berichten, Zugängen und Abstimmung verloren.
Gebaut in den Werkzeugen, mit denen Ihr Team schon arbeitet. Kein neues System daneben.
Was lässt sich inAgenturen automatisieren?
Alles, was sich pro Kunde wiederholt und keine Entscheidung ist.
Berichten, anlegen, entwerfen, abrechnen. Die Maschine bereitet vor. Was der Kunde sieht, geben Sie frei.
- Zahlen je Variante
- 4
- Trichterstufen
- 3
- Berichten
Die Zahlen jedes Kunden kommen zusammen, ausgewertet und als Folien zum Gegenlesen.
- Anlegen
Ein neuer Kunde bekommt Projekt, Ordner und Kanal, die Zugänge fragt ein Formular ab.
- Abrechnen
Die Stunden pro Kunde landen am Monatsende als Rechnungsentwurf.
Die Maschine berichtet, legt an und rechnet ab. Was der Kunde bekommt, entscheiden Sie.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Kundenreporting
Die Zahlen eines Kunden kommen aus Analytics, Ads und Test-Tools zusammen, werden ausgewertet und als Bericht mit Folien abgelegt. Rechnen und Schreiben sind getrennt. Die Statistik rechnet der Workflow, die KI formuliert nur.
Google Analytics
Gemini
GammaOnboarding neuer Kunden
Ein unterschriebenes Angebot legt Projekt, Ordner und Kanal an. Die Zugänge fragt ein Formular beim Kunden ab, der Kickoff wird vorgeschlagen. Niemand muss hinterherlaufen.
HubSpot
Google Drive
AsanaContent für viele Kunden
Themen und Entwürfe entstehen pro Kunde, jeweils nach dessen Vorgaben zu Ton und Marke. Jeder Entwurf landet als Ticket im Board des Kunden und wartet dort auf Freigabe.
SerpApi
ClaudeAsanaStunden und Abrechnung
Die gebuchten Zeiten pro Kunde werden am Monatsende zusammengeführt, gegen das Budget geprüft und als Rechnungsentwurf angelegt. Überschreitungen fallen vorher auf, nicht erst beim Kunden.
Google Kalender
Google Sheets
sevDesk
Für wen sinddiese Workflows?
Performance-Agenturen berichten Zahlen, Content-Agenturen liefern Entwürfe. Die Arbeit um den Kunden herum ist dieselbe.
- Für Performance- und CRO-Agenturen
Viele Kunden, viele Zahlen. Nach dem Kundenreporting lohnt sich meist das Onboarding.
- Für Content- und Social-Agenturen
Viele Marken, viele Entwürfe. Nach dem Content lohnt sich meist die Abrechnung.
So sieht dasin der Kundenarbeit aus
CRO-AgenturZur Case StudyDRIP Agency
Vier Zahlen pro Variante rein, ein fertiger A/B-Test-Report raus
EnergieZur Case StudyPLAN-B
Branchennews jede Woche gesichtet, bewertet und als Post-Entwurf im Team
Oldtimer-AuktionenZur Case StudyKickdown
Aus laufenden Auktionen werden fertige Newsletter, ohne sie zu schreiben
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie uns persönlich. Im kostenlosen KI-Audit sehen wir uns Ihren Ablauf gemeinsam an.
KI-Audit buchenWelche Prozesse lassen sich in einer Agentur automatisieren?
Fast alle, die sich pro Kunde wiederholen. Typisch sind Kundenberichte aus den Zahlen der Tools, das Anlegen neuer Kunden mit Projekt und Zugängen, Content-Entwürfe nach den Vorgaben jedes Kunden und die Abrechnung der Stunden. Dazu kommen Abläufe, die es nur bei Ihnen gibt, etwa Angebote aus einer Vorlage oder Freigaben per Mail. Nicht automatisiert wird, was an den Kunden geht, ohne dass jemand draufgeschaut hat.
Geht dann etwas ohne uns an den Kunden?
Nein. Berichte, Entwürfe und Rechnungen liegen als Entwurf bereit. Rausgeschickt wird von Ihrem Team. So sieht jemand jeden Fehler, bevor der Kunde ihn sieht.
Wie bleiben die Daten der Kunden getrennt?
Jeder Kunde bekommt eigene Zugänge und eigene Ablagen, und ein Bericht zieht nur die Daten seines Kunden. Welche Daten an ein KI-Modell dürfen und ob es in der EU laufen muss, klären wir in Phase 1 mit Blick auf Ihre Verträge. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Können wir die Workflows für unsere Kunden einsetzen?
Ja. Einmal gebaut, läuft ein Workflow für jeden weiteren Kunden mit anderen Zugängen. DRIP geht noch weiter und teilt fertige Workflows auf LinkedIn als Lead Magnet.
Womit fangen wir an?
Meist mit dem Kundenreporting, weil es jeden Monat für jeden Kunden anfällt. Danach kommt der Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet. Drei Fragen helfen bei der Einschätzung: Wie viele Berichte bauen Sie im Monat? Wie lange dauert es, bis ein neuer Kunde startklar ist? Wo gehen Stunden verloren, die nie abgerechnet werden?
Was kostet das?
Ein Projekt beginnt mit Phase 1, Analyse, Zugänge und Konzept, ab 3.000 € netto. Umsetzung und Übergabe haben danach je einen Festpreis, der nach dem Scoping feststeht. Wer die Workflows laufend betreuen und ausbauen lassen will, nimmt die KI-Partnerschaft ab 4.000 € im Monat.
Haben Sie das schon gebaut?
Ja. Für die CRO-Agentur DRIP ein Workflow, der aus vier Zahlen pro Variante einen A/B-Test-Report mit zehn Folien macht. Für PLAN-B läuft ein Themenradar, der jede Woche Post-Entwürfe ins Board legt, für Kickdown entstehen Newsletter aus den laufenden Auktionen. Onboarding und Abrechnung sind auf dieser Seite in dieser Form neu. Eingesparte Stunden behaupten wir nicht.