Drei Wege auf die Website, ein Kontakt im CRM, mit Herkunft
Von CREATE · 4 Minuten
Ausgangslage: Drei Türen, ein CRM
Auf unserer Website nimmt man auf drei Wegen Kontakt auf: ein Termin im KI-Audit, der Zeitfresser-Check und der Leitfaden zum Download.
Jeder Weg soll im CRM ankommen. Ohne Automatisierung heißt das:
- Kontakt von Hand in HubSpot anlegen
- Prüfen, ob es die Person schon gibt
- Einen Deal anlegen und verknüpfen
- Notieren, über welche Anzeige sie kam
Eine Person ist ein Kontakt, auch wenn sie zweimal kommt. Und zu jedem Kontakt gehört die Kampagne, über die er kam.
Lösung: Jeder Eingang ein Workflow
Jeder der drei Wege schickt seine Daten an einen eigenen Workflow in n8n. Am Ende steht immer ein Kontakt in HubSpot.
- 1
Buchen
Den Kalender auf der Website haben wir selbst gebaut. Gebucht wird im Hintergrund über Cal.com, das die Einladung verschickt und den Termin an n8n meldet.
- 2
Kontakt finden
Zuerst über die E-Mail-Adresse. Gibt es keinen Treffer, über den Namen, und nur bei genau einem Treffer wird die neue Adresse ergänzt. Sonst entsteht ein neuer Kontakt.
- 3
Deal anlegen
Zu jeder Buchung legt der Workflow einen Deal an und verknüpft ihn mit dem Kontakt.
- 4
Herkunft
Bei Buchung und Leitfaden landen Quelle, Medium, Kampagne und Inhalt aus der Adresse der ersten Seite als Felder am Kontakt. Google Analytics bekommt die Buchung als Ereignis.
- 5
Benachrichtigen
Bei Check und Leitfaden geht eine Mail an Henrik. Beim Leitfaden bekommt der Lead selbst den Link zum PDF.
Bucht jemand mit einer anderen Adresse, als wir kennen, hilft der Name. Bei zwei Treffern rät der Workflow nicht, ein falsch zusammengeführter Kontakt kostet mehr als eine Dublette.
Die Kampagne merkt sich die Seite nur, solange sie offen ist. Kein Cookie, kein Speicher im Browser, deshalb braucht es dafür keine Einwilligung.
Stand: Alle drei Wege im Betrieb
Die Buchung läuft seit dem Start der neuen Website, der Zeitfresser-Check seit dem 29. September 2026, der Leitfaden seit dem 14. Oktober 2026.
- Eingänge
- 3
- Eingänge
- Kampagnenfelder am Kontakt
- 4
- Kampagnenfelder am Kontakt
- CRM für alle
- 1
- CRM für alle
- Kontakt von Hand angelegt
- Dubletten bei neuer Adresse
- Herkunft unbekannt
- Leadmagnet von Hand verschickt
- Kontakt und Deal kommen von selbst
- Abgleich über Adresse und Name
- Kampagne steht am Kontakt
- PDF geht direkt an den Lead
Check und Leitfaden nehmen nur geschäftliche Adressen an, Freemail wird im Browser und auf dem Server abgewiesen. Wie viele Leads über die Wege kommen, nennen wir hier nicht. Wichtig ist, dass jeder davon im CRM steht.
