Jede Mail im richtigen Ordner, zweimal am Tag
Von CREATE · 4 Minuten
Ausgangslage: Ein Postfach für alles
Anfragen, Kundenmails, Rechnungen, Newsletter und Bewerbungen kommen in dasselbe Postfach. Wer morgens hineinschaut, sucht zuerst.
Jeden Tag stellen sich dieselben Fragen:
- Ist eine neue Anfrage dabei?
- Was davon ist von einem Kunden?
- Welche Rechnung muss in die Buchhaltung?
- Was ist Newsletter und kann warten?
Jede Mail bekommt genau ein Label. Was wir von Hand umsortieren, bleibt so. Und ein technischer Fehler darf nie ein falsches Label setzen.
Lösung: Erst der Absender, dann die Regel, dann das Modell
Ein Workflow in n8n läuft jeden Tag um 9 und um 18 Uhr. Er sieht sich nur Mails an, die noch kein Label haben.
- 1
Abholen
Alle Mails der letzten zwei Tage ohne Hauptlabel, seitenweise bis 500 Stück. So geht auch bei einem Schwall keine verloren.
- 2
Absender
Eine Liste bekannter Domains entscheidet zuerst: Kunden, Partner, Interessenten. Wer schreibt, zählt mehr als was im Text steht.
- 3
Regeln
Rechnungen, Angebote, Bewerbungen, Termine und Newsletter erkennt der Workflow an festen Regeln. Ihre Reihenfolge ist die eigentliche Logik.
- 4
Modell
Was danach offen ist, entscheidet Claude über OpenRouter. Nur dieser Rest geht an ein Sprachmodell.
- 5
Bericht
Eine Nachricht in Telegram sagt, was einsortiert wurde. Gezählt wird nur, was Gmail als geändert zurückmeldet.
Liefert das Modell keine gültige Antwort, bleibt die Mail unbeschriftet und kommt im nächsten Lauf wieder. Es gibt keinen Auffangordner, in dem Fehler still verschwinden.
Ein Newsletter bleibt ein Newsletter, auch wenn er von einem Kunden kommt. Mails mit Abmeldelink landen bei Wissen, die persönliche Mail desselben Kunden bei Kunde.
Ergebnis: Geprüft wird, welches Label, nicht ob eins
Die erste Fassung lief seit Juli. Am 1. September 2026 haben wir sie gegen das echte Postfach geprüft und neu gebaut.
- Labels
- 9
- Labels
- Läufe am Tag
- 2
- Läufe am Tag
- Testfällen richtig
- 29 von 30
- Testfällen richtig
Die alte Prüfung hatte nur gezählt, ob eine Mail ein Label trägt. Eine Stichprobe von 100 Fäden zeigte, dass viele das falsche trugen: Kundenmails unter Sonstiges, interne Mails unter Partner. Ein Workflow, der läuft, ist noch kein Workflow, der stimmt.
- 30 Testfälle aus echten Mails, 29 wie erwartet
- 24 Mails aus einem echten Lauf nachgerechnet, 7 davon jetzt richtig statt falsch
- Ein Test über die ganze Kette, bestätigt durch einen eigenen Abruf in Gmail
Am 23. September haben wir den Altbestand einmal nach denselben Regeln nachgezogen: 1.053 Fäden ohne Label beschriftet, rund 1.130 beschriftete geprüft und rund 330 davon korrigiert. Archiviert wurde dabei nichts.
- Jede Mail selbst lesen, um sie einzuordnen
- Anfragen zwischen Newslettern übersehen
- Korrekturen beim nächsten Lauf überschrieben
- Fehler landeten still in Sonstiges
- Neun Labels, zweimal am Tag gesetzt
- Leads stehen in einem eigenen Ordner
- Von Hand umsortiert bleibt umsortiert
- Im Zweifel bleibt die Mail offen
