Den Business Case rechnen, bevor gebaut wird
Von Henrik Horn · · 3 Minuten
Warum vorher rechnen
Ein Workflow ist eine Investition. Dann sollte man auch wissen, wann sie sich bezahlt macht.
Die meisten Automatisierungsideen beginnen mit einem Gefühl. Das kostet uns zu viel Zeit. Das Gefühl stimmt oft, aber es sagt nichts darüber, wie viel. Und ohne diese Zahl lässt sich weder sinnvoll priorisieren noch gegenüber der Geschäftsführung begründen, warum dieser Prozess zuerst drankommt.
Die Rechnung ist einfacher, als viele denken. Schwierig ist nur, ehrliche Zahlen hineinzuschreiben.
Die Rechnung in vier Zeilen
Menge, Zeit, Kosten der Zeit, laufende Kosten. Mehr braucht es für den Anfang nicht.
- 1
Menge
Wie oft fällt der Vorgang an, pro Woche oder pro Monat? Die Zahl steht meist irgendwo, im CRM, im Ticketsystem, im Postfach.
- 2
Zeit pro Vorgang
Gemessen, nicht geschätzt. Zehn Vorgänge mit der Stoppuhr reichen. Geschätzte Zeiten liegen fast immer zu niedrig, weil Unterbrechungen und Nacharbeit fehlen.
- 3
Kosten der Zeit
Der volle Stundensatz der Person, die es heute macht, mit Nebenkosten. Nicht das Bruttogehalt geteilt durch Arbeitsstunden, das ist zu niedrig.
- 4
Laufende Kosten
Hosting, Schnittstellen, Kosten für ein Sprachmodell und die Pflege. Ein Workflow ist nach dem Bau nicht kostenlos.
Ein Beispiel mit runden Zahlen
Ein Team bearbeitet eingehende Anfragen von Hand. Die Zahlen sind ausgedacht, die Rechnung ist echt.
Angenommen, es kommen 400 Anfragen im Monat, jede kostet sechs Minuten. Das sind 40 Stunden. Bei 50 Euro pro Stunde sind das 2.000 Euro im Monat. Der Bau kostet einmalig 6.000 Euro, der Betrieb 300 Euro im Monat.
- Gebundene Zeit pro Monat
- 40 h
- Gebundene Zeit pro Monat
- Ersparnis pro Monat nach Betrieb
- 1.700 €
- Ersparnis pro Monat nach Betrieb
- Bis der Bau bezahlt ist
- 4 Mon.
- Bis der Bau bezahlt ist
Beispielhafte Rechnung, keine Kundendaten. 6.000 € geteilt durch 1.700 € ergibt 3,5 Monate, aufgerundet.
Nach gut vier Monaten hat sich der Workflow bezahlt gemacht. Danach bleiben jeden Monat rund 40 Stunden, die das Team für etwas anderes nutzen kann. Die Stunden sind dabei oft wichtiger als das Geld.
Was nicht in die Tabelle passt
Manches lässt sich schwer in Euro fassen. Es zählt trotzdem, wenn man es benennen kann.
- Weniger Fehler durch Abtippen und Kopieren
- Schnellere Antworten, etwa auf neue Leads
- Wissen, das nicht mehr nur in einem Kopf steckt
- Wachstum, ohne für jeden Anstieg jemanden einzustellen
Diese Punkte gehören in die Begründung, nicht in die Rechnung. Wer sie in Euro umrechnet, macht die ganze Rechnung angreifbar.
Wann die Rechnung gegen das Projekt spricht
Auch das ist ein Ergebnis. Und ein nützliches.
Braucht ein Workflow mehr als ein Jahr, um sich zu bezahlen, schauen wir genauer hin. Oft steckt ein kleinerer Workflow darin, der nur den häufigsten Fall abdeckt und sich viel schneller rechnet. Manchmal heißt die ehrliche Antwort auch, dass es noch nicht so weit ist.
n8n zählt jede Ausführung mit. Nach dem ersten Monat lässt sich die Menge also aus echten Läufen ablesen statt aus der Schätzung. Liegt sie deutlich daneben, wissen Sie es früh.
