Wann Sie nicht automatisieren sollten
Von Henrik Horn · · 3 Minuten
Automatisierung ist kein Selbstzweck
Wir verdienen unser Geld mit Workflows. Trotzdem raten wir in manchen Gesprächen davon ab, einen zu bauen.
Ein Workflow ist Software. Er muss gebaut, getestet und betrieben werden. Er braucht Pflege, wenn sich ein Werkzeug ändert, und jemanden, der hinschaut, wenn etwas schiefgeht. Das lohnt sich, wenn der Prozess es trägt. Und es kostet mehr, als es bringt, wenn nicht.
Die folgenden fünf Fälle begegnen uns regelmäßig. In jedem sagen wir noch nicht, oder gar nicht.
Fünf Fälle, in denen wir abraten
Keiner davon ist ein technisches Problem. Alle sind Fragen an den Prozess selbst.
- 1
Der Prozess ändert sich gerade
Wer einen Ablauf automatisiert, der nächsten Monat anders aussieht, baut zweimal. Erst den Prozess festziehen, dann bauen.
- 2
Er läuft zu selten
Eine Aufgabe, die viermal im Jahr anfällt, erledigt eine Checkliste besser als ein Workflow. Der Aufwand für Bau und Pflege holt sich nie wieder herein.
- 3
Das eigentliche Problem liegt woanders
Wenn Daten doppelt gepflegt werden, weil zwei Teams zwei Systeme nutzen, ist ein Sync-Workflow nur ein Pflaster. Manchmal ist die bessere Lösung, ein System abzuschaffen.
- 4
Die Entscheidung braucht Verantwortung
Kündigungen, Preisnachlässe, Absagen an Bewerbende. Hier trägt ein Mensch die Folgen, also trifft auch ein Mensch die Entscheidung. Ein Workflow kann vorbereiten, aber nicht entscheiden.
- 5
Niemand ist für den Betrieb zuständig
Ein Workflow ohne Verantwortliche läuft, bis er es nicht mehr tut. Dann merkt es niemand. Wer keine Person benennen kann, die im Fehlerfall Bescheid bekommt, sollte erst das klären.
Der halbe Weg ist oft der richtige
Zwischen Handarbeit und Autopilot liegt eine Stufe, die viele überspringen.
Viele Prozesse lassen sich nicht ganz automatisieren, aber fast. Der Workflow sammelt die Daten, bereitet vor und schlägt vor. Ein Mensch prüft und gibt frei. Das spart den Großteil der Zeit und behält die Kontrolle dort, wo sie hingehört.
- Der Workflow schreibt und verschickt die Antwort selbst
- Fehler fallen erst beim Kunden auf
- Vertrauen muss vom ersten Tag an da sein
- Der Workflow schreibt einen Entwurf, ein Mensch schickt ihn ab
- Fehler fallen vor dem Versand auf
- Vertrauen wächst mit jeder Freigabe
Gerade dort, wo ein Sprachmodell mitarbeitet, fangen wir fast immer so an. Läuft der Entwurf über Wochen sauber, lässt sich die Freigabe für einfache Fälle später abschalten. Andersherum ist es schwerer. Verlorenes Vertrauen kommt langsam zurück.
Die ehrliche Antwort spart allen Zeit
Ein Nein im Audit ist kein verlorenes Projekt.
Wer einen Workflow baut, der nicht trägt, verliert zweimal. Erst das Geld für den Bau, dann die Bereitschaft des Teams, es noch einmal zu versuchen. Deshalb sagen wir es lieber vorher.
Häufig, regelbasiert, digital und mit klarer Zuständigkeit. Fehlt einer dieser Punkte, lohnt sich die Frage, ob erst der Prozess oder die Organisation dran ist, und erst danach der Workflow.
