Wie funktioniert n8n? Trigger, Nodes und Items erklärt

Ein Formular kommt herein, der Kontakt landet im CRM, das Team bekommt eine Nachricht. Solche Abläufe baut man in n8n als Workflow. Jeder Schritt ist ein Kasten auf der Fläche, die Linien dazwischen zeigen, wohin die Daten gehen.

Wir bauen bei CREATE fast alles mit n8n. Warum, steht auf der Seite n8n bei CREATE. Dieser Beitrag erklärt die Grundbegriffe so, dass Sie einen Workflow lesen können und wissen, worauf es beim Betrieb ankommt.

n8n ist nicht Open Source im engeren Sinn. Der Quellcode ist offen einsehbar, steht aber unter der Sustainable Use License, einer eigenen Lizenz von n8n aus dem Jahr 2022. Dazu weiter unten mehr.

Der Trigger legt fest, wann ein Workflow startet. Die üblichen Varianten:

• Manuell, per Klick im Editor. Das ist zum Testen gedacht.
• Nach Zeitplan, etwa jeden Montag um 7 Uhr für einen Wochenbericht
• Per Webhook, wenn ein anderes System eine Nachricht an eine Adresse von n8n schickt, etwa ein Formular auf Ihrer Website
• Über einen App-Trigger, der auf ein Ereignis in einem Werkzeug wartet, etwa eine neue Zeile in einer Tabelle oder eine neue E-Mail

Auf den Trigger folgen Nodes. Aktions-Nodes sprechen mit einem Werkzeug, legen einen Kontakt an, schreiben eine Zeile oder schicken eine Nachricht. Gibt es für ein Werkzeug keine fertige Node, hilft die HTTP-Request-Node. Sie spricht jede Schnittstelle an, die eine API hat.

Logik-Nodes steuern den Weg. If und Switch verzweigen, Filter sortiert aus, Merge führt zwei Stränge wieder zusammen. Und wo nichts Fertiges passt, gibt es die Code-Node. Sie führt JavaScript oder Python aus. Sie hat die früheren Function-Nodes abgelöst, die in älteren Anleitungen noch auftauchen.

Zwischen zwei Nodes wandert immer eine Liste von Objekten, in n8n Items genannt. Ein Item ist ein Datensatz, zum Beispiel ein Kontakt mit Name, E-Mail und Firma. Liefert eine Node fünf Kontakte, gehen fünf Items weiter.

Die wichtigste Regel steht in der Dokumentation von n8n. Eine Node verarbeitet jedes eingehende Item einzeln. Kommen fünf Kontakte bei der CRM-Node an, legt sie fünf Kontakte an. Eine Schleife muss man dafür nicht bauen. Die Node Loop Over Items, früher Split in Batches, braucht man nur in Sonderfällen, etwa wenn eine Schnittstelle nur eine begrenzte Zahl von Anfragen pro Minute annimmt.

Um in einem Feld auf die Daten zuzugreifen, nutzt n8n Expressions. Der Ausdruck {{ $json.email }} setzt zum Beispiel die E-Mail-Adresse des jeweiligen Items ein. Man muss das nicht tippen. Ein Feld aus der Eingabe in den Parameter ziehen erzeugt die Expression von selbst. Wer viele Felder umbauen muss, erledigt das besser gebündelt in einer Edit-Fields-Node, statt Expressions über den ganzen Workflow zu verteilen.

Zugänge zu anderen Systemen heißen Credentials. Sie werden einmal angelegt, getrennt vom Workflow gespeichert und in jeder Node nur ausgewählt. Exportiert man einen Workflow, gehen laut Dokumentation nur Name und Kennung der Credentials mit, nicht der Schlüssel selbst. Eine Ausnahme sind HTTP-Request-Nodes, die aus einem cURL-Befehl importiert wurden. Dort kann ein Schlüssel im Kopf der Anfrage stehen.

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   Den Auslöser wählen

   Die erste Frage ist immer, welches Ereignis den Ablauf startet. Ein Zeitplan passt zu Berichten und Abgleichen. Ein Webhook passt, wenn etwas sofort passieren soll, etwa bei einer neuen Anfrage.

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   Nodes verbinden

   Ein kleines Beispiel. Formular-Trigger, dann eine Node, die den Kontakt im CRM anlegt, dann eine Slack-Nachricht an den Vertrieb. Jede Verbindung legt fest, welche Node nach welcher läuft und welche Daten sie bekommt.

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   Mit festen Daten testen

   Die Ausgabe einer Node lässt sich anheften (Data Pinning). Jeder Testlauf nutzt dann dieselben Daten, statt die Quelle erneut abzufragen. Einzelne Schritte lassen sich gezielt ausführen, n8n holt dafür nur die nötigen Vorgänger. Angeheftete Daten gelten nur im Editor. Im Betrieb ignoriert n8n sie.

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   Veröffentlichen und beobachten

   Erst ein veröffentlichter Workflow reagiert selbst auf seinen Trigger. Jeder Lauf landet in der Liste der Ausführungen, mit den Daten jeder einzelnen Node. Scheitert ein Lauf, sieht man dort, an welcher Stelle und mit welchen Daten.

Für den Betrieb gibt es zwei Bausteine, die wir in keinem Workflow weglassen. Der Error Workflow ist ein eigener Workflow, der mit der Node Error Trigger beginnt und in den Einstellungen anderer Workflows eingetragen wird. Scheitert ein Lauf, startet er und meldet sich. Ein einziger Error Workflow kann für viele Workflows zuständig sein. Wie wir das aufsetzen, steht im Beitrag über Fehlerbehandlung in n8n.

Sub-Workflows halten große Abläufe lesbar. Ein Workflow ruft mit der Node Execute Workflow einen anderen auf, übergibt Daten und bekommt ein Ergebnis zurück. Der aufgerufene beginnt mit dem Execute Sub-workflow Trigger. So baut man eine Logik einmal, etwa das Anlegen eines Kontakts, und nutzt sie an mehreren Stellen. Laut Dokumentation zählen Aufrufe von Sub-Workflows nicht gegen das monatliche Ausführungskontingent.

Für einzelne Schritte gibt es Nodes für die gängigen Modellanbieter. Sie fassen eine E-Mail zusammen, ordnen eine Anfrage einer Kategorie zu oder ziehen Felder aus einem PDF. Der Workflow drumherum bleibt fest und vorhersagbar.

Die AI-Agent-Node geht weiter. Sie bekommt ein Chat-Modell und mindestens ein Werkzeug, etwa eine Node, die im CRM sucht. Der Agent entscheidet dann selbst, welches Werkzeug er wann aufruft. Ein Gedächtnis für den Verlauf eines Gesprächs lässt sich anhängen. Für heikle Werkzeuge kann man eine Freigabe durch einen Menschen verlangen, bevor der Agent sie ausführt.

Inzwischen gibt es in n8n außerdem eigenständige Agenten, die neben den Workflows im Projekt liegen und über Chat, Kanäle oder Zeitpläne erreichbar sind. Stand September 2026 sind sie laut Dokumentation noch in der Vorschau.

Abgerechnet wird in der Cloud pro vollständiger Ausführung eines Workflows, egal wie viele Schritte er hat. Laut Preisseite von n8n kostet Starter bei jährlicher Zahlung 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen, Pro 50 € für 10.000. Der Business-Tarif für 667 € im Monat mit 40.000 Ausführungen ist für den Betrieb auf eigenen Servern gedacht und bringt SSO, Git und getrennte Umgebungen mit. Enterprise gibt es auf Anfrage. Nutzer und Workflows sind in allen Tarifen unbegrenzt. Stand September 2026, Preise ändern sich, maßgeblich ist die Preisseite.

Die Sustainable Use License erlaubt die kostenlose Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke. Man darf Kunden für den Bau, die Einrichtung und die Pflege von Workflows bezahlen lassen, und man darf n8n im Hintergrund eines eigenen Produkts nutzen. Nicht erlaubt ist, n8n als Dienst anzubieten, in dem Kunden selbst Workflows bauen, oder es unter eigenem Namen weiterzuverkaufen. Dafür braucht es einen eigenen Vertrag mit n8n. Das ist unsere Lesart der Lizenz-FAQ, keine Rechtsberatung.

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   Was ist n8n?

   Eine Plattform für Workflow-Automatisierung. Sie verbindet Anwendungen, Schnittstellen und KI-Modelle über einen visuellen Editor. Der Quellcode ist öffentlich, die Lizenz ist die Sustainable Use License von n8n.

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   Muss ich programmieren können?

   Für einfache Workflows nicht. Trigger, Nodes und Expressions lassen sich per Klick und Ziehen einrichten. Für Sonderfälle gibt es die Code-Node mit JavaScript oder Python. Wer Schnittstellen und JSON lesen kann, kommt deutlich weiter.

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   Wie werden Daten verarbeitet?

   Als Liste von Items. Jede Node bekommt die Items der vorigen, verarbeitet jedes einzeln und gibt das Ergebnis weiter.

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   Was ist ein Trigger?

   Der Startpunkt eines Workflows. Er reagiert auf einen Zeitplan, einen Webhook, ein Ereignis in einer Anwendung oder einen Klick im Editor.

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   Ist Self-Hosting wirklich kostenlos?

   Die Community Edition kostet keine Lizenzgebühr. Es bleiben die Kosten für Server und die Zeit für Updates, Backups und Überwachung. Einige Funktionen wie SSO, Git-Versionierung oder das Teilen von Workflows im Team gibt es nur mit einer bezahlten Lizenz.

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   Darf eine Agentur n8n für Kunden einsetzen?

   Laut Lizenz-FAQ von n8n ja, wenn sie für den Bau und die Pflege der Workflows bezahlt wird. Nicht erlaubt ist, Kunden eine eigene n8n-Umgebung als Dienst zu vermieten, in der sie selbst bauen.