Jede Eingangsrechnung gelesen, geprüft und im richtigen Monat abgelegt
Von CREATE · 3 Minuten
Ausgangslage: Jede Rechnung geht durch dieselben Hände
Kickdown versteigert klassische Fahrzeuge online. Dafür arbeiten Fotografen, Dienstleister und Softwareanbieter zu, und alle schicken ihre Rechnung per Mail.
Bis die Rechnung beim Steuerbüro ankommt, steht bei jeder dasselbe an:
- Mail öffnen und die Rechnung herunterladen
- Nachsehen, in welchen Monat die Leistung fällt
- Die Datei in den passenden Monatsordner legen
- Am Monatsende prüfen, ob alles da ist
Kein Beleg darf unbemerkt fehlen oder im falschen Monat liegen. Was der Workflow nicht sicher lesen kann, muss ein Mensch sehen.
Lösung: Das Postfach führt ein Register
Wir haben einen Workflow in n8n gebaut. Er liest jede Rechnung im Rechnungspostfach, prüft die Angaben und legt sie dort ab, wo die Buchhaltung sie sucht.
- 1
Abholen
Alle 15 Minuten sieht der Workflow im Rechnungspostfach nach. Jedes PDF im Anhang wird ein eigener Beleg, auch wenn drei an einer Mail hängen.
- 2
Auslesen
Ein Sprachmodell liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Umsatzsteuer und den Zeitraum der Leistung. Es bekommt dafür den Text der Rechnung und ein festes Schema für die Antwort.
- 3
Prüfen
Fehlt eine Pflichtangabe, geht die Rechnung aus Netto und Umsatzsteuer nicht auf oder ist sich das Modell nicht sicher, wird der Beleg zum Prüffall.
- 4
Ablegen
Die Datei landet in Google Drive im Ordner des Leistungsmonats, unverändert und unter ihrem Namen. Fehlt der Ordner für Jahr oder Monat, legt der Workflow ihn an.
- 5
Eintragen
Jeder Beleg bekommt eine Zeile im Register in Google Sheets: Angaben, Status, Link zur Datei und zur Mail. Dort steht auch, nach welcher Regel der Monat gewählt wurde.
Eine Rechnung über den Juni, die im Juli kommt, gehört in den Juni. Der Workflow legt deshalb nach dem Zeitraum der Leistung ab und nicht nach dem Tag, an dem die Mail eintraf. Steht auf der Rechnung kein Leistungsdatum, wird sie zum Prüffall.
Eine Mail ohne lesbares PDF verschwindet nicht. Kommt die Rechnung als Foto oder als Link, steht sie trotzdem im Register, als Prüffall. Im Zweifel sieht ein Mensch hin.
Stand: Im Betrieb, die Buchung bleibt beim Steuerbüro
Der Belegeingang läuft bei Kickdown im Betrieb. Jede Rechnung steht im Register, und was der Workflow nicht sicher lesen konnte, ist dort als Prüffall markiert.
- Takt am Postfach
- 15 Min.
- Takt am Postfach
- Prüfungen vor der Ablage
- 3
- Prüfungen vor der Ablage
- Register für alle Belege
- 1
- Register für alle Belege
- Jede Rechnung von Hand heruntergeladen
- Leistungsmonat auf der Rechnung gesucht
- Datei selbst in den Monatsordner gelegt
- Am Monatsende das Postfach durchgesehen
- Der Workflow holt die Rechnung ab
- Leistungsmonat ausgelesen und geprüft
- Ablage im richtigen Ordner, mit Link im Register
- Ein Blick ins Register zeigt, was da ist
Der Workflow sammelt, liest und legt ab. Kontiert und gebucht wird weiter im Steuerbüro, und Zahlungen gibt weiter ein Mensch frei. Wie viele Belege ohne Rückfrage durchlaufen, nennen wir hier bewusst nicht. Wir schreiben es dazu, sobald es im Betrieb gemessen ist.
